根據年會工作進展及工作安排，邀請參加中科協第十二屆學術年會的兄弟省市科協已由原來只包含30個省、市、自治區（不含天津市）擴大至包含15個副省級城市（哈爾濱、長春、沈陽、大連、濟南、青島、南京、杭州、寧波、廈門、廣州、深圳、武漢、成都、西安 ）。所有的與會通知及參會人員回執已于2010年9月19日上午用快件的形式寄送給對方科協的辦公室主任或學會部長。

接待五組在寄送材料的過程中，始終堅持認真負責的原則，對于每個寄送對象，都事先與對方電話聯系，確認通訊地址和聯系方式有無變動后才將材料寄送出去，確保了寄送的及時、準確和高效。